Gestión documental

¿Qué es la Gestión Documental?


 

La gestión documental permite el almacenamiento y recuperación de documentos de forma instantánea, tanto de los creados como de los recibidos para su posterior consulta y uso.

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¿Cómo funciona?

Este proceso permite la conversión de simples imágenes (las producidas por los escáneres), en información buscable y modificable mediante el uso de sistemas de reconocimiento de palabras (OCR). Para realizarlo solo se precisa de un escáner y de un programa de gestión documental.

Permite a las empresas el encontrar con un buscador tipo “Google” todos aquellos documentos necesarios de los que solo necesitamos conocer una palabra o varias que identifiquen el documento que estamos buscando.

Beneficios:

Según un estudio reciente, realizado por la compañía de estudios de mercado IDC, en la oficina se emplea más de un 20% del tiempo archivando diferentes documentos y en la búsqueda y consulta de dicha documentación.

Soluciones adicionales

¿Qué es DocuXtract?


 

logo_docu-xtraEs un programa que nos permite extraer los datos de todos sus documentos escaneados y en formatos digitales (PDF, TIFF, JPG…) para que sean incorporados en sus programas de gestión (ERP, CRM…) y contabilidad.

¿Cómo funciona?

Mediante un equipo multifuncional convencional escaneamos los documentos (albaranes, facturas, pedidos, etc.).

El programa permite seleccionar qué datos son los que nos interesan obtener de los documentos escaneados y automaticamente “los lee” y podemos integrarlos en nuestros sistemas de gestión/contabilidad o cualquier ERP/CRM sin necesidad de que tengamos que introducirlos manualmente.

Beneficios:

Los ahorros de costes de personal se estiman en más de un 70%.

Este programa permite la incorporación de los datos al sistema de facturación electrónica (Facturae).

DocuXtract

¿Qué es GesPrint?


 

logo_ges-printEs un sistema de automatización de flujos y procesos documentales.

Sobre cualquier documento de cualquier entorno (Windows, UNIX, Mac, SAP, AS/400…) nos permite establecer una serie de instrucciones de lo que deseamos que se haga con él (por ejemplo, de un documento mandar 2 copias a logística grapadas y en blanco y negro, 1 copia a comercial en color, 1 copia por correo electrónico a una delegación, etc.) Todo ello con un solo Clic.

Otras funcionalidades:

  • Conversión a PDF/A e inclusión de firma electrónica.
  • Envío automático de facturas por correo electrónico.
  • Envío automático de mailings comerciales.
  • Inserción de códigos de barras, formularios electrónicos, QR, fuentes especiales, CMC7, E13B…
  • Desarrollos a medida

 

Generador de carta cheque y pagaré

GesPrint

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